Ca y est, vous êtes décidé, vous allez organiser votre séminaire dans un château. Bonne nouvelle ! Mais une fois la décision actée, il faut passer à l’organisation, et organiser un séminaire dans un château nécessite de connaître quelques spécificités qu’on ne retrouve pas toujours dans l’organisation d’un séminaire classique.
Déterminer les grandes lignes de votre séminaire
Il est parfois tentant de se jeter directement dans le choix d’un château pour organiser votre séminaire, mais ce n’est pas toujours judicieux, sauf si vous organisez un séminaire dans un château proche de chez vous et que vous êtes prêt à adapter votre séminaire au château et non l’inverse.
Les châteaux ne sont pas souvent des salles modernes que vous pouvez adapter à votre guise. Il est donc nécessaire de déterminer les grandes lignes de votre séminaire avant de vous lancer dans le choix du château.
Un certains nombre de variables doivent être pris en compte avant de jeter votre dévolu sur un château fort rénové, un château de la Renaissance ou un manoir moderne.
Le nombre de participants à votre séminaire est déterminant, en particulier si votre séminaire s’étale sur plusieurs jours et que vous souhaitez les héberger sur place. Certains châteaux possèdent de nombreuses chambres mais ce n’est pas une règle absolue. Si les conférences, cocktails et autres soirées peuvent faire l’objet d’une certaine flexibilité, attention à choisir un château avec un nombre de chambres suffisant si vous organisez un séminaire dans un châteaux avec de nombreux convives.
Une fois que vous connaissez le nombre d’invités attendus, pensez à leurs moyens de locomotion. Les châteaux sont rarement en pleine ville et tous n’ont pas un accès facile en transports en commun. Il est donc nécessaire de prendre l’accessibilité de votre château pour votre séminaire en compte si ce facteur est important pour vos convives. Si le château est trop isolé et que vos convives n’ont pas de moyens de locomotions propres, il vous faudra organiser une navette collective.
Lorsque vous avez votre nombre d’invités et leurs moyens de locomotion, vous pouvez commencer à vous projeter dans ce que vous souhaitez effectuer au cours de votre séminaire. Pensez notamment au type de pièces dont vous aurez besoin : si vous souhaitez organiser une conférence, faites en sorte de choisir un château avec une salle adéquate, si vous souhaitez organiser des activités en extérieur, privilégiez un château avec un grand domaine ou des jardins.
Lorsque vous avez toutes ces informations en main, vous êtes prêt à choisir votre château.
Choisir le château de votre séminaire
Choisir un château lorsque vous avez les grandes lignes de votre séminaire en tête est une partie très agréable de l’organisation de votre séminaire.
Vous pouvez commencer par rechercher les châteaux disponibles à la location dans les régions de votre choix. Que vous cherchiez un château en Ile-de-France, en Bretagne ou encore en Bourgogne, chaque région Française a des châteaux de charme qui se prêtent bien à l’organisation de séminaires.
Châteaux forts pour une conférence historique au cours de votre séminaire, château renaissance pour un séminaire résidentiel ou encore petit manoir pour un comité de direction intime, de nombreuses options s’offrent à vous.
Prenez le temps de regarder l’offre, les spécificités de chacun, et prenez le temps de visiter ceux qui vous intéressent. Si vous passez par une agence d’événementiel pour organiser votre séminaire, celle-ci doit vous donner toutes les informations ainsi que ses recommandations qui correspondent à vos besoins.
L’approche inverse, à savoir choisir un château d’abord et adapter son séminaire en fonction ensuite, est également possible mais présente des risques que le château manque de praticité au cours de l’événement.