Organiser un séminaire est toujours une tâche compliquée car une certaine synchronisation entre tous les prestataires est nécessaire. Afin que vous n’oubliez pas les principaux, voici la liste des prestataires qu’on retrouve le plus souvent lors des séminaires dans des châteaux.
Agence d’événementiel
Le prestataire ultime est bien entendu l’agence d’événementiel, qui sera en charge d’organiser de A à Z votre séminaire dans un château. Si s’offrir les services d’une agence d’événementiel n’est pas obligatoire pour un séminaire dans un château, cela peut devenir intéressant lors des séminaires avec beaucoup de convives ou lorsque vous n’avez pas de personne attitrée pour prendre les rênes de l’organisation de votre séminaire.
Si vous ne souhaitez parler qu’à un seul interlocuteur et simplifier l’organisation de votre séminaire, l’agence d’événementiel peut vous être d’une grande aide.
Traiteur et cavistes sommeliers
Certains châteaux possèdent leur propre restaurant, ou ont leur propre appellation de vin, mais dans un cas comme dans l’autre, c’est loin d’être une généralité. Que vous cherchiez à organiser un séminaire résidentiel ou un grand repas avec vos invités, bénéficier des services d’un traiteur peut parfois s’avérer nécessaire. Un caviste sommelier peut également être judicieux pour vous assurer de la qualité des vins servis à vos invités. Dans certains cas, un oenologue pourra même être convié pour faire découvrir à vos participants les subtilités des meilleurs vins de la région de votre séminaire.
Prestataires pour la sonorisation et la vidéo
Les châteaux ont souvent été bâtis il y a plusieurs siècles, et n’ont pas été conçus pour y brancher des équipements électroniques dans chaque coin de la pièce. Si vous organisez une conférence ou des présentations durant votre séminaire, vous aurez peut-être besoin d’adapter le château en louant des équipements auprès de spécialistes. Ces prestataires peuvent également vous transformer votre salle de repas en un espace entièrement sonorisé et adapté à vos soirées à thèmes ou animées.
Transporteurs
Les châteaux sont parfois isolés au beau milieu de domaines, et s’avérer difficiles d’accès sans moyen de locomotion privé. Si vous organisez un séminaire dans l’un d’entre eux, il peut être judicieux de vous offrir les services d’un transporteur qui pourra affréter un car ou des véhicules avec chauffeurs pour déplacer vos convives. Une option à la fois pratique et sécuritaire lors de vos repas arrosés.
Accueil et sécurité
Si tous les séminaires ne sont pas de taille importante, au-delà d’un certain nombre de convives, il convient d’y dédier une équipe en charge de vos invités. Des hôtes et hôtesses d’accueil peuvent être nécessaires, ainsi que des équipes de sécurité en fonction de votre séminaire.
Animateurs pour soirées et activités de team building
De nombreux prestataires sont spécialisés dans les activités d’entreprise. Que vous ayez besoin de l’un d’entre eux pour une soirée à thème, l’organisation d’un team building dans les jardins du château ou encore dans le domaine, vous aurez sans doute besoin d’un voire plusieurs prestataires dédiés à l’animation de votre séminaire.
Photographe et réalisateurs
Les châteaux sont des lieux particulièrement photogéniques. La plupart des événements organisés dans des châteaux le sont pour marquer les esprits et inscrire un événement dans l’histoire. Si vous organisez un séminaire dans un château, ne manquez pas l’opportunité d’inscrire ce moment historique dans le marbre en vous offrant les services d’un photographe chargé d’immortaliser votre événement. Un réalisateur, ou un pilote de drône qui saura mettre en valeur le château pour votre événement sont aussi des prestataires intéressants.
Il serait dommage d’organiser un séminaire dans un cadre aussi somptueux qu’un château et d’en ressortir avec des photos et vidéos de piètre qualité.
D’autres prestataires de services vous seront nécessaires suivant les activités que vous planifiez au cours de votre séminaire. Le choix vous appartient quant à déterminer ceux qui sont le plus indispensables à l’organisation de votre événement.